Blogg

Vad finns det för digitala verktyg för event

Vad finns det för digitala verktyg för event

Den digitala utvecklingen vi sett de senaste åren har definitivt nästlat sig in i de flesta branscher och inte minst i eventbranschen. Här har vi sett stora förändringar i både sättet vi arrangerar event på men också vilka möjligheter det finns för att hantera deltagare eller hur man kan maximera upplevelsen av eventet. Genom att se över vilka möjligheter det finns för att använda digitala verktyg för ert nästa kan du garanterat ta ert event till nya höjder. Vi har gjort en sammanfattning över de digitala verktyg som blivit alltmer etablerade och vilka fördelar de medför.

Planeringsverktyg
Du kommer att kunna spara mycket tid och effektivisera ditt arbete genom att hitta ett komplett planeringsverktyg du trivs med. Tidigare har eventbyråer köpt in dyra system för att kunna hantera och planera sina event men det har idag blivit allt vanligare att mindre erfarna eventplanerare som kanske inte lika frekvent bokar och hanterar event i sitt arbete också använder sig av olika verktyg. Med ett bra digitalt planeringsverktyg kommer du att kunna samla all information och kommunikation på ett och samma ställe, detta minimerar arbete med att informera leverantörer eller leta efter information i olika excel-dokument. Ett bra digitalt verktyg för att planera ert event möjliggör också en ovärderlig översikt av ert events samtliga delar, alltifrån budget till information om deltagare, bordsplacering eller andra detaljer kring eventet.

Deltagarhantering
Digitala verktyg för deltagarhantering har främst skapats för att underlätta vid större mässor och kongresser men har i rask takt krupit ned för att till och med användas på konferenser eller möten. Deltagarhanteringen inkluderar all interaktion som sker med gästen före, under och efter eventet. Det kan inledningsvis handla om att bjuda in gästerna och samla information om allt ifrån ankomsttider till specialkost men också informera gästerna om till exempel logistik, föreläsare eller vägbeskrivning. Digitala verktyg för deltagarhanteringen effektiviserar och underlättar också kraftigt vid deltagarnas ankomst. Detta moment är en vanlig flaskhals och nu kan gästen till exempel ha tillgång till biljetten i sin telefon och med en OCR-kod enkelt checka in på eventet. Det finns även många digitala verktyg för deltagarhanteringen under eventet, det kan röra sig om en mentometerapp för att rösta eller en eventapp där du kan ställa frågor till en föreläsare direkt från din telefon.

Social aktivering
Under eventet finns det mycket roligt man kan göra med hjälp av olika digitala verktyg och det är egentligen bara kreativiteten som sätter gränserna. Du kan till exempel bygga ett företagsanpassat mobilspel med olika stationer där gästerna checkar in och får svara på frågor eller rösta. Du skulle också kunna låta gästerna på en mässa checka in vid varje monter för att få mer information om företaget. Man kan också ställa ut större skärmar eller liknande för social aktivering, det kan vara tävlingar och spel eller ett fotobås där gästerna kan fota sig själva och lägga ut på sociala medier för en positiv spridning av ert event.

Utvärdering
För att kunna utvärdera ett event är det viktigt att hitta ett sätt för att samla in data, först då kan vi angöra vad vi behöver utveckla och förbättra till nästa event men också vad vi kan känna oss trygga med. Vi behöver få veta om eventet levt upp till våra uppsatta mål och hur deltagarna upplevt det. Här finns många digitala lösningar för att samla in och sammanställa data före, under och efter eventet.

Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.

Google+
Ladda ner vår eventguide: Att lyckas med ditt event

Fyll i din e-post så skickas guiden direkt   Mer info